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Nous sommes à la recherche d'un(e) d'Assistant(e) de Direction auprès de 2 associés dans un département international.  Un vari rôle d'Assistant(e). Espagnol un vrai plus car de nombreuses contacts avec les pays en Amérique Latine.

Création de poste.

Missions

En liaison avec les services supports, vous serez chargé(e) de  

Organisation et planification

• Organisation des agendas 
• Réservation des salles de réunion, organisation des appels par vidéoconférence.
• Aide à l ‘organisation des voyages, y compris les demandes de visa et diverses formalités.
• Inscriptions aux conférences.
• Diverses tâches administratives liées au poste

Gestion des relations avec les clients

• Mise à jour des bases de données CRM.
• Gestion administrative des événements
• Suivi de la base de données client et mises à jour régulières des documents

Gestion administrative et financière

• Soutien du processus de facturation.
• Gestion des frais.

Administration de l'ouverture des dossiers clients

• Compléter les formulaires de soumission aux conflits d’intérêt des nouveaux dossiers clients et suivi avec l’équipe Risk.

Administration générale

• Copier, scanner, imprimer et autres tâches de gestion de documents.
• Sous supervision, aider à la préparation des dossiers, bibles de documents (papier ou électronique), y compris la pagination et l'indexation. 
• Archivage des dossiers.

Expérience, compétences et qualités requises

• Bilingue anglais/français, la connaissance de l'espagnol serait un atout supplémentaire.
• Maîtrise du pack Office Microsoft et des nouvelles technologies.
• Expérience en secrétariat dans un environnement similaire
• Sens de l’organisation et du détail et qualités relationnelles.
• Gestion du temps et priorisation des tâches
• Volonté et enthousiasme de travailler avec l'équipe et de la soutenir.